Por: Carolina Parra.
Debo empezar por confesar que tengo un serio problema con la percepción del tiempo, tal vez no sea realmente un problema pero lo cierto es que, en lo que respecta al tiempo laboral puede convertirse en la principal fuente de tus dolores de cabeza. Pues en este caso, debes poder distribuir tu tiempo en las tareas que te lleven a los objetivos propuestos individualmente, pero a la vez debes responder a la organización de la que formas parte.
En este sentido, estuve años tratando de dar con una fórmula que ayudara a organizar mi cabecita y dejar de una buena vez por todas de trabajar hasta pegarle la frente a la pantalla de la laptop o tener que rechazar alguna invitación de domingo para comer o dar un paseo, pues siempre tenía tareas sin terminar y no me estaba permitiendo disfrutar algo de la vida más allá del trabajo. Este recorrido me llevó a intentar desde comprar agendas preciosas que me motivaran a abrirlas a diario, libretas chicas para llevarlas siempre conmigo y no se me escapara nada, usar google calendar, Cortana, el Asistente de Google, usar una pizarra donde anotar todo y en la cual pudiera borrar y reescribir a medida que iba cumpliendo con los objetivos. Ésta última iba bien, hasta que mi hijo de 4 años descubrió que también podía borrar para hacer sus propias anotaciones sobre su “trabajo”.
En fin, no pienso abrumarlos con tantos detalles personales pero si han llegado hasta aquí, es porque en alguna medida se identifican y quieren saber cómo lo resolví. Así que prosigo: Tengo una hermana, también colega, que por muchos años trabajó en cargos que le demandaban llevar varias tareas a la vez de cierta complejidad, con la particularidad de que trabajaba para una multinacional en modo remoto, lo que siempre nos pareció envidiable. Era el trabajo soñado, pues viajaba al exterior con regularidad y era “dueña de su tiempo”. Hasta que un día nos explicó lo difícil que era manejar tantas tareas de mucha responsabilidad en donde tu principal ventaja, se puede volver en tu contra si no consigues la fórmula para organizarte. En aquella época, fue algo más de 6 años, le pregunté sobre el tema y me había recomendado TRELLO, una herramienta para justamente manejar tiempos en varias tareas. Me pareció maravilloso, me registré, recorrí la interfaz y bueno, no sé si porque en aquel momento no me urgía o porque me pareció un poco complicada, decidí que no era para mí. Es posible que su primera versión no haya sido tan amigable como la versión actual.
PUNTO DE NO RETORNO
Lo cierto es que tuvo que ocurrirme casi una catástrofe para convencerme que me estaba desbordando, que esta vez me urgía algo que me ayudara a mejorar mi eficiencia y eficacia, pero sobre todo que me permitiera llevar registros y control del tiempo. Pasó que PERDÍ MI DISCO DURO sin poder recuperar NADA y “todo se derrumbó dentro de mí, dentro de mí” como dice la canción… ¡Jah!
No sólo tuve que rehacer gran cantidad de trabajo en tiempo extra, trabajo por el cual no iba a percibir ni un peso pues ya había sido declarado (primera lección: un disco duro externo no es un gasto, es una inversión); sino que al hacer conteo de mis horas de trabajo en ese mes para declararlo había perdido mi hojita Excel de registros. Así que me tocó hacer recorrido por las redes, para más o menos reconstruir cronológicamente ese registro. Y claro, después me di cuenta de algunos trabajos hechos desde el celular que jamás contabilicé. Y bueno, ¡lo hecho, hecho está!
Y ¿qué hacer? No para esta vez, sino para siempre. Entonces viví una de esas encendidas de bombilla salvadoras (llámenlo epifanía si quieren) y desde mi archivo mental selectivo surgió la palabra “KANBAN” y recordé algunas clases en la facultad de una materia llamada Productividad, donde nos enseñaron todo sobre esta técnica. Pero inmediatamente recordé que esa palabra no había venido sólo por la técnica, sino por una herramienta basada en esa técnica. Como sabrán, esta concatenación de ideas transcurre en segundos, lo que tardarán las neuronas en hacer sinapsis me imagino. Así que recordé también haber escuchado o leído en alguna entrevista a Jaime Chicheri, uno de estos gurús españoles del marketing digital y los negocios, en donde relataba que su principal problema era que se le ocurrían muchas ideas para negocios y nunca le alcanzaba el tiempo para desarrollarlas, hasta que al final dio con esta herramienta: KANBANFLOW.
Así que manos a la obra porque no había tiempo que perder, me fui a Google, me registré, leí cerca de dos minutos, otros 2 para familiarizarme con su interfaz y voilá, amor a primera vista. Era lo que había estado buscando y siempre había tenido la información (segunda lección: sabes más de lo que crees saber).
¿QUÉ HACE LA HERRAMIENTA?
Esta aplicación me permite en una columna empezar a lanzar tareas, tipo “TO DO LIST”, pero a la derecha tienes otras columnas donde vas pasando a “En proceso” y “ya terminadas”, que es en principio la base de la técnica KANBAN.
Pero lo mejor sin duda de esta herramienta es que puedes llevar un cronómetro por tarea, ¿escucharon bien? ¡por tarea! Lo que me permite contabilizar con exactitud el total de tiempo empleado para cada ítem de esa lista, pues cada vez que requieras detener ese proceso por cualquier razón (salir, hora de almuerzo, cambiar a otra tarea, llamadas telefónicas, etc) puedes detener el reloj y luego al retomar, vuelves a “darle play” al cronómetro y él te va acumulando los tiempos por tarea.
Llevo una semana usándolo y definitivamente es LA HERRAMIENTA, sobre todo para aquellos que como yo se distraen constantemente o tienen tareas de diversa índole o sencillamente trabajas por hora o eres freelancer. Tiene algunas funciones avanzadas que corresponden a su versión Premium pero tiene una versión “free” que a mí en lo particular me alcanza y sobra.
Si estás del otro lado y eres empleador o tienes un equipo a cargo, esta herramienta te ayudará a manejar los tiempos de tu equipo y reajustar en tareas que se estén llevando más de lo debido, por nombrar un ejemplo. Además, esta herramienta cuenta con reportes que sirven de respaldo tanto si eres empleador como quien deba rendir cuentas.
Luego de haber revisado éste artículo por última vez, voy a parar el cronómetro de mi tarea llamada “Redactar artículo sobre KANBANFLOW”. Posteriormente voy a agregar un par de tareas que se me ocurrieron recién: “Hacer tutorial sobre KANBANFLOW para Smartphone”, pues también tiene su versión para celular, así que trabajes desde el celu o desde tu computadora puedes seguir administrando las mismas tareas; y otra tarea “Escribir artículo sobre comparativa para herramientas de productividad”.
Les dejo link acá para quien quiera dar un vistazo.
¡Nos leemos pronto!
Carolina Parra
Ingeniero Industrial
Docente IUDEL
Imagen de: aspgems.
